In der Verwaltung laufen die Fäden aus sämtlichen Bereichen des Unternehmens zusammen. Diese Informationsflut mit analogen Mitteln zu bewältigen ist zeitaufwendig, monoton und anfällig für Fehler: Allzu leicht kommt es vor, dass Mitarbeiter Dokumente verlegen oder Deadlines im allgemeinen Stress vergessen. Softwarelösungen, die Arbeitsabläufe automatisieren, schaffen Abhilfe. So ermöglicht die Prozessautomatisierung durch eine cloudbasierte Software zum digitalen Dokumentenmanagement Mitarbeitern von überall den Zugriff auf benötigte Dokumente. Anstatt mühsam im Archiv suchen zu müssen, können Unterlagen nach festen Kriterien sortiert in einer zentralen Datenbank abgespeichert und von dort abgerufen werden.
Auf diese Weise legt das digitale Dokumentenmanagement den Grundstein für eine zielführende Form der Prozessautomatisierung, die Mitarbeiter entlastet und Kosten für die Archivierung von Unterlagen einspart. Jedoch spielt nicht nur die Effizienz der internen Arbeitsprozesse bei der Prozessautomatisierung eine Rolle – auch die Vorgaben des Gesetzgebers müssen berücksichtigt werden. In der GoBD schreibt dieser unter anderem vor, dass Änderungen an Dokumenten in einer Weise erfolgen müssen, die Rückschlüsse auf den ursprünglichen Inhalt ermöglicht. Zudem muss nachvollziehbar sein, wer Änderungen durchgeführt hat. Dies lässt sich digital realisieren durch ein System zur Verwaltung von Zugriffsrechten in Kombination mit dem digitalen Dokumentenmanagement.
Ein solches System zur Prozessoptimierung lässt sich nach Bedarf des Unternehmens um weitere Funktionen erweitern. So können beispielsweise Lagerhaltung und Logistik durch entsprechende Software an das System angeschlossen werden, um Lieferbelege digital zu unterschreiben und automatisch zu archivieren.
Fünf Schritte zur Prozessautomatisierung
Um einen Mehrwert durch Prozessautomatisierung zu erzielen, muss diese einem klaren Konzept folgen. Lösungen von der Stange sind zwar schnell einsatzfähig, liefern allerdings nur einen begrenzten Erfolg – schließlich ist jedes Unternehmen unterschiedlich. Nur weil eine Prozessautomatisierung möglich ist, muss diese nicht in jedem Fall sinnvoll sein.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Zuerst sollte man daher klären, was für eine Lösung zur Prozessautomatisierung das Unternehmen benötigt. Dabei liegt das Hauptaugenmerk darauf, welche Prozesse zu automatisieren sind und wie dies zu realisieren ist. Unternehmen, die Homeoffice anbieten, sollten zum Beispiel statt einer stationären Lösung ein cloud-basiertes System erwägen. Anstatt Mitarbeitern ein System zur Prozessautomatisierung aufzuzwingen, das theoretisch den Spezifikationen entspricht, sollten diese die Gelegenheit haben, sich selbst dazu zu äußern. Dieses Meinungsbild liefert Entscheidungsträgern einen ersten Überblick darüber, wo Verbesserungsbedarf besteht. Gleichzeitig kann auf diese Weise eine Priorisierung vorgenommen werden, um die Nutzererfahrung zu verbessern.
Schritt 2: Angebote zur Prozessautomatisierung einholen
Auf Grundlage der gesammelten Informationen ist es möglich, eine erste Vorauswahl an Partnern zu treffen, die für die Realisierung eines Systems zur Prozessautomatisierung in Frage kommen. Ein individuelles Beratungsgespräch schafft Klarheit darüber, wie sich die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten umsetzen lassen. Die Einbindung bereits vorhandener Systeme erspart die Portierung von Daten, falls sie möglich ist. Dabei ist es ratsam, mehrere Angebote von unterschiedlichen Firmen einzuholen. Auf diese Weise ist es möglich, Preis und Funktionsumfang einzelner Systeme zu vergleichen und die optimale Lösung zu finden. Gleichzeitig kann anhand der Beratung eingeschätzt werden, wie die Zusammenarbeit mit dem Anbieter funktioniert – schließlich gehen gerade bei cloud-basierten Systemen beide Unternehmen eine langfristige Partnerschaft ein.
Schritt 3: Schaffung von Richtlinien
Gemeinsam mit dem gewählten Partner müssen zunächst Richtlinien erarbeitet werden, die für die Portierung von Daten in das neue System zur Prozessautomatisierung gelten sollen. Eine tragende Rolle dabei spielen neben internen Standards gesetzliche Vorgaben für die Aufbewahrungszeit von Dokumenten im Archiv und den Datenschutz. Entscheidungsträger sollten zudem klären, welche Rollen für Nutzer benötigt werden sowie für welche Funktionen und Dokumente diese Zugriffsrechte erhalten müssen.
Schritt 4: Implementation einer Prozessautomatisierung
Sind alle Fragen zur Organisation und Realisierung des Systems geklärt, übernimmt der Anbieter den wesentlichen Anteil der Arbeit. Dazu gehört die Einrichtung und Einführung des Systems. Zur Digitalisierung vorhandener Dokumente empfiehlt es sich, die Dienste eines Scan-Dienstleisters in Anspruch zu nehmen. Dies stellt sicher, dass Dokumente den gewünschten Spezifikationen entsprechend digitalisiert werden und sich problemlos ins System zur Prozessautomatisierung einspeisen lassen.
Schritt 5: Einarbeitung von Mitarbeitern
Damit man das neue System zur Prozessautomatisierung reibungslos in Betrieb nehmen kann, sollte die Einarbeitung von Mitarbeitern frühzeitig beginnen. Unterstützung dabei liefert der Anbieter des Systems. Dieser verfügt über tiefgreifendes Wissen zu seinem Produkt und kann über dessen Eigenheiten Auskunft geben. Einige Anbieter bieten zusätzlich zur Dokumentation Online-Seminare an, in denen sie ihr Produkt und dessen Funktionen vorstellen und Gelegenheit für weitere Fragen bieten.
Fazit: Wer investiert, investiert in die Zukunft seines Unternehmens
Die Vorteile der Prozessautomatisierung liegen auf der Hand: Die Einführung eines digitalen Systems zum Dokumentenmanagement erleichtert die Suche nach Unterlagen und entlastet Mitarbeiter. Gleichzeitig garantiert sie die Konformität mit gesetzlichen Bestimmungen zur Datenhaltung und gestaltet Arbeitsprozesse effizienter und transparenter. Ein modulares System trägt zudem dazu bei, dass sämtliche Abteilungen des Unternehmens von diesen Vorteilen profitieren. Auf diese Weise lassen sich durch Prozessautomatisierung langwierige Geschäftsprozesse vereinfachen, was Kosten spart und Kapazitäten befreit.