Als Beitrag zum Gesundheitsschutz und Möglichkeit, Unternehmen handlungsfähig zu halten, fing es an. Für Angestellte wie für Unternehmen ergeben sich durch mobile Arbeit Vorteile in der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, dem Wegfall langer Pendelzeiten und dem Bedarf an Büroflächen.
Homeoffice, mobile Arbeit, Telearbeit: Gibt es Unterschiede?
Für den Begriff des Homeoffice fehlt bisher eine gesetzliche Definition. Landläufig versteht man darunter, dass Angestellte hin und wieder oder über einen längeren Zeitraum in privaten Räumen arbeiten. De facto ist Homeoffice also eine Art von Telearbeit, und die ist nach Arbeitsstättenverordnung klar definiert.
Was genau mobile Arbeit ist, hat das Gesetz nicht definiert. Haben Angestellte die Möglichkeit, über mobile Endgeräte von wechselnden Orten aus zu arbeiten, fällt das im allgemeinen Sprachgebrauch unter „mobiles Arbeiten“. Grundsätzlich ist der Ort nicht festgelegt, „mobil“ bedeutet auch, dass Angestellte sich im Zug oder in einem Hotel befinden.
Telearbeit ist nach Arbeitsstättenverordnung § 2 Absatz 7 klar definiert: Angestellte bekommen vom Unternehmen einen Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich fest eingerichtet. Die wöchentliche Arbeitszeit sowie die Dauer der Telearbeit sind arbeitsvertraglich festgelegt. Für die Installation und Bereitstellung des Arbeitsplatzes inklusive Arbeitsmittel ist das Unternehmen zuständig.
Rechtlicher Rahmen: Arbeitsschutz und Datenschutz
Arbeiten Angestellte nicht im Unternehmen, sind die gesetzlichen Bestimmungen zu Arbeit, Arbeitsschutz und Datenschutz einzuhalten. Sowohl bei Telearbeit als auch bei der mobilen Arbeit sind Unternehmen verantwortlich für Sicherheit und Gesundheit der Angestellten.
Mobile Arbeit: Arbeitszeitgesetz gilt
Die im Arbeitszeitgesetz festgelegten Regelungen zu Höchstarbeitszeit und Ruhepausen sowie dem Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit müssen eingehalten werden. Darauf muss das Unternehmen die Angestellten hinweisen und ein Modell zur Zeiterfassung, zum Beispiel für mobile Arbeit, finden.
Gefährdungsbeurteilung und Arbeitsschutzmaßnahmen nicht vergessen!
Die Beurteilung kann in diesem Fall nur durch eine enge Kommunikation zwischen Arbeitgeber oder Arbeitgeberin und Angestellten erfolgen. Angestellte sollten außerdem immer über die Vorgaben zur Betriebssicherheit der Arbeitsmittel informiert sein. Die arbeitsmedizinische Vorsorge ist bei mobiler Arbeit zu gewährleisten.
Wichtig zu wissen: Hinsichtlich Arbeitsschutz gibt es einen Unterschied zwischen Homeoffice und Telearbeit. Denn die in Anhang 6 der Arbeitsstättenverordnung zitierten „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“ gelten nicht für Homeoffice, wohl aber für Telearbeitsplätze nach Definition von § 2 VII der Arbeitsstättenverordnung.
Mobile Arbeit: Wie sieht der Versicherungsschutz aus?
Die gesetzliche Unfallversicherung, die sich auf Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bezieht, gilt auch bei Telearbeit und mobilem Arbeiten. Hat der Unfall in irgendeiner Art und Weise etwas mit der Arbeit zu tun, sind Angestellte über die gesetzliche Unfallversicherung geschützt.
Welche Kosten trägt das Unternehmen?
Generell hat der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin alle Kosten zu tragen, die den Angestellten im Bereich von Homeoffice, Telearbeit oder mobiler Arbeit für die Arbeit entstehen. Das schließt neben Mobiliar und Arbeitsgeräten auch Kommunikationskosten und Büromaterial mit ein.
Das häusliche Arbeitszimmer kann, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, im Veranlagungsjahr bis zu einer Höhe von 1.250 Euro geltend gemacht werden. Für Angestellte läuft das unter dem Punkt der Werbungskosten, bei Selbständigen unter den Betriebsausgaben. Der Gesetzgeber definiert nicht genau, was unter einem häuslichen Arbeitszimmer zu verstehen ist.
Datenschutz und IT-Sicherheit stellen Unternehmen bei mobiler Arbeit vor Herausforderungen
Auch bei Homeoffice, mobiler Arbeit und Remote Work muss der Schutz von Betriebsgeheimnissen gewährleistet sein, der Datenschutz ist zu beachten. Es reicht nicht aus, wenn Unternehmen die Datenverarbeitung einfach in die Privaträume der Angestellten auslagern. Maßnahmen und Art der zu treffenden Vorkehrungen sind individuell verschieden und müssen in jedem Fall abhängig von den konkreten Gegebenheiten gefunden werden. Es ist möglich, die Mitnahme sensibler Daten nach Hause zu untersagen und die ausschließlich dienstliche Verwendung von Hardware zu verlangen. Verschlüsselungen und VPN können verwendet werden.
Arbeit kann überall stattfinden – wenn der Rahmen stimmt
Die Jahre 2020 bis 2022 haben gezeigt, dass Büro- und vergleichbare Arbeit nicht unbedingt im Betrieb stattfinden muss. Wie genau man mobile Arbeit in den häuslichen Bereich der Angestellten verlegt, ist im individuellen Fall zu entscheiden. Sicher ist jedoch: Es funktioniert. Und zwar inklusive Arbeitsschutz, Versicherung und Datenschutz. Übrigens können Unternehmen von den Förderungen im Rahmen der Progamme „go-digital“ sowie „Digitalzuschuss-Hessen“ und „RKW Beratungsförderung zur Digitalisierung“ profitieren.
