Die Digitalisierung im Handwerk scheint für viele Handwerksbetriebe ein schier unüberwindbares Hindernis zu sein. Obwohl sie als notwendiger Schritt für die Zukunft gilt, stoßen zahlreiche Unternehmen dabei auf unerwartete Schwierigkeiten. Die Hauptprobleme liegen weniger in der Technologie selbst, sondern vielmehr in grundlegenden Fehlern bei der Umsetzung. Veraltete Prozesse sind oft nicht mehr tragfähig, was zu einer chronischen Überlastung führt. „Bei vielen Handwerksbetrieben bleibt die versprochene Revolution aus“, berichtet Liborio Manciavillano, Geschäftsführer der HWS Handwerks-Schmiede GmbH. „Der Grund: Ohne klare Systeme und Prozesse ist die Digitalisierung wirkungslos. Mit ihren bestehenden Strukturen können die Betriebe schlichtweg nicht effizient arbeiten.“

„Es fehlt an effizienter Kommunikation und klaren Abläufen. Oft geraten Handwerksbetriebe dadurch in eine Abwärtsspirale aus Zeitnot, Personalmangel und Überlastung“, so der Experte weiter. Liborio Manciavillano, der 2013 selbst einen erfolgreichen Handwerksbetrieb gründete, kennt die Herausforderungen der Digitalisierung im Handwerk aus eigener Erfahrung genau. Heute teilt er sein Wissen und seine Erfahrungen mit anderen mittelständischen Betrieben. Mit der HWS Handwerks-Schmiede GmbH unterstützt Liborio Manciavillano Handwerksbetriebe dabei, den Übergang in die digitale Welt zu meistern. Sein 12-Monats-Programm hilft Teilnehmern dabei, moderne digitale Methoden in den Bereichen Unternehmensführung, Mitarbeitergewinnung und Kundenakquise zu nutzen. Ziel ist es, effiziente Systeme und Prozesse in den Betrieben zu etablieren, die ihnen eine erfolgreiche Zukunft sichern.

Liborio Manciavillano von der HWS Handwerks-Schmiede GmbH: Diese Fehler begehen viele Handwerksbetriebe bei der Digitalisierung

„Ein weitverbreitetes Problem von Handwerksbetrieben bei der Digitalisierung ist das Fehlen klarer interner Abläufe“, betont Liborio Manciavillano von der HWS Handwerks-Schmiede GmbH. „Ohne eine stabile Basis können digitale Tools ihre Vorteile nicht entfalten.“ Viele Handwerksbetriebe versuchen, dieses Defizit zu umgehen, indem sie teure Softwarelösungen einsetzen, ohne zuvor ihre internen Prozesse optimiert zu haben. Das führt zu Fehlinvestitionen, hilft jedoch nicht dabei, die tatsächlichen Anforderungen des Betriebs zu berücksichtigen. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter oft nicht genau wissen, wann und wie sie ihre Aufgaben mit den neuen digitalen Tools erledigen sollen – mit der Folge, dass die Verantwortung weiterhin auf den Schultern der Geschäftsführer bleibt. Der erhoffte Entlastungseffekt verpufft also.

Mangelnde Schulung und fehlende Akzeptanz bei den Mitarbeitern verschärfen die ohnehin schwierige Situation zusätzlich. Ohne ausreichendes Training verstehen die Beschäftigten nicht, wie sie die digitalen Werkzeuge effizient einsetzen können. Viele digitale Tools sind außerdem nicht auf die speziellen Anforderungen des Betriebs abgestimmt, was den Erfolg der Digitalisierung weiter erschwert. Anstelle maßgeschneiderter Lösungen, die den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht werden, kommen häufig allgemeine Softwarelösungen zum Einsatz, ohne sich über dafür benötigte Prozesse Gedanken zu machen. Doch wer zuerst Softwarelösungen implementiert und versucht anhand derer Prozesse zu schaffen anstatt umgekehrt, wird schon bald das Nachsehen haben – denn die versprochene Entlastung bleibt dann aus. Auch das Potenzial einfacher Lösungen wird oft übersehen.

Organisatorische Maßnahmen wie das Einführen von Checklisten könnten Zeit und Ressourcen sparen, bleiben jedoch ungenutzt, weil die Digitalisierung als übermäßig komplexer Prozess angesehen wird. Dabei können gerade solche simplen Maßnahmen bereits erhebliche Verbesserungen im Betriebsalltag bewirken.

Lösungsansätze für eine erfolgreiche Digitalisierung

Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Handwerksbetriebe zunächst klare interne Abläufe schaffen, die bereits ohne digitale Unterstützung effizient funktionieren. Sobald diese Strukturen gefestigt sind, können die Betriebe die Digitalisierung Schritt für Schritt angehen. Die Mitarbeiter sollten dabei von Anfang an in den Digitalisierungsprozess eingebunden werden: Regelmäßige Schulungen und klare Anwendungen stellen sicher, dass alle Beteiligten die neuen Werkzeuge optimal nutzen können.

„Ein weiterer wichtiger Schritt besteht darin, die Anforderungen an die digitalen Werkzeuge genau zu definieren“, sagt Liborio Manciavillano von der HWS Handwerks-Schmiede GmbH. „Softwarelösungen sollten maßgeschneidert sein, um die bestehenden Prozesse zu unterstützen und zu verbessern. Ebenso sollten einfache organisatorische Maßnahmen auf keinen Fall ignoriert werden, da sie oft bereits große Verbesserungen bewirken können.“ Insgesamt sollte die Digitalisierung idealerweise immer als Ergänzung zu bestehenden Lösungen erfolgen. Nachdem die digitalen Systeme eingeführt sind, ist es entscheidend, die Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren. Mitarbeiterfeedback ist hierbei besonders wertvoll, um sicherzustellen, dass die neuen Werkzeuge optimal genutzt und kontinuierlich verbessert werden können.

So schafft die HWS Handwerks-Schmiede GmbH effiziente Prozesse

Um Handwerksbetriebe auf diesem Weg zu unterstützen, bietet die HWS Handwerks-Schmiede GmbH umfassende Hilfe an. Zunächst unterstützen Liborio Manciavillano und sein Team Betriebe bei der Erstellung einer klaren Unternehmenshierarchie, um Rollen und Kommunikationswege im Unternehmen klar zu definieren. Anschließend wird für jede Position eine Stellenbeschreibung angefertigt, die festlegt, welche Rechte, Aufgaben und Pflichten damit verbunden sind. Auch die Aufgaben des Geschäftsführers werden analysiert, um zwischen delegierbaren und nicht delegierbaren Tätigkeiten zu unterscheiden. Dieser Prozess kann zur Schaffung neuer Positionen oder zur Anpassung bestehender Stellen führen, um eine effiziente Arbeitsteilung zu gewährleisten. Dadurch kann der Geschäftsführer sich wieder vermehrt auf das Kerngeschäft konzentrieren.

„Parallel dazu erhalten unsere Kunden Blaupausen für die internen Prozesse von uns, anhand derer sie mit unserer Unterstützung detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen, Checklisten und Formulare entwickeln können, die den Mitarbeitern als Hilfestellung und Anleitung dienen“, erklärt Liborio Manciavillano von der HWS Handwerks-Schmiede GmbH. „Erst, wenn diese Basis etabliert ist, prüfen wir, welche Programme für die bestehenden Prozesse benötigt werden, um die Digitalisierung gezielt umzusetzen. So stellen wir sicher, dass digitale Werkzeuge auf einem möglichst soliden Fundament aufbauen und tatsächlich zu den erhofften Verbesserungen führen.“