Einige Vorgänge sind sofort weiter zu bearbeiten, andere beinhalten Fristen, wieder andere Informationen, die erst morgen von Interesse sein könnten. Manuelles Dokumentenmanagement kostet mithin viel Zeit, Material, Platz und bindet Arbeitskraft. Die Lösung bietet digitales Dokumentenmanagement.

Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Der Erfolgsfaktor für Unternehmen heute ist die rasche, lückenlose Verfügbarkeit von Informationen. Wer jederzeit und von jedem Ort aus auf wichtige Geschäftsunterlagen und Dokumente Zugriff hat, verschafft sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Digitale Dokumentenmanagement Systeme (DMS) fassen Dokumente wie Verträge, Belege, Rechnungen, Bilanzen, Korrespondenz, aber auch die bereits digital eingegangenen Unterlagen etwa durch E-Mail in einem zentralen Archiv zusammen und machen sie durch Suchmechanismen beispielsweise die Volltextsuche rasch wieder verfügbar. Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht mithin das Zusammenfassen und den Zugriff auf sämtliche Dokumente, Geschäftsunterlagen und Informationen eines Unternehmens über eine auf das Bedürfnis des Unternehmens abgestimmte Softwarelösung. Die Digitalisierung erfolgt bislang insbesondere in der Verwaltung, im Personal- und Rechnungswesen.

Diese Vorteile bietet digitales Dokumentenmanagement:

• Effizienz: Dokumente muss man nicht mehr aufwendig verarbeiten.
• Zeitersparnis: Die zeitraubende Suche nach einzelnen Dokumenten entfällt.
• Kostenersparnis: Für das Archiv benötigt man weder Raum noch Material.
• Mehr Transparenz: Allen Mitarbeitern liegt die aktuelle Version eines Dokuments vor.
• Rechtssicherheit: Die Aufbewahrung erfolgt nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung
• Überblick über Fristen: Fristgebundene Arbeitsprozesse werden automatisch erledigt.
• Zukunftsfähig: DMS ist die Grundlage für weitere Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Was kann digitales Dokumentenmanagement?

Der zentrale Mittelpunkt eines DMS ist das Archiv. Die DMS-Software speichert somit die Dokumente aus allen Abteilungen und macht sie schnell und sicher wieder zugänglich. Das System stellt aber nicht nur eine bequem zu bedienende Ablage dar, sondern dient im Idealfall als Informationsplattform. So können etwa Mitarbeiter im Außendienst beim Kunden vor Ort direkt auf benötigte Informationen zugreifen, Angebote erstellen, Skizzen anfertigen, Pläne überarbeiten und Gesprächsnotizen aufnehmen. Diese direkt vor Ort in das System eingepflegten Daten bilden die Grundlage zur Aktualisierung von Statusberichten für Aufgaben und Projekte. 

Projektdaten bleiben durch digitales Dokumentenmanagement aktuell und stehen sämtlichen damit befassten Mitarbeitern in der jeweils neuesten Version zur Verfügung. Zugleich kann der Außendienstmitarbeiter zum Beispiel seine Stundenzettel und Arbeitsberichte eingeben, die der Buchhaltung zur Weiterverarbeitung der Lohn- und Projektabrechnung bereits digital zur Verfügung stehen. Eingangsrechnungen kann man zum Beispiel an eine dafür eingerichtete E-Mail-Adresse senden. Dort werden sie gleich geprüft, freigegeben und automatisch an ein Buchhaltungsprogramm weitergeleitet, bezahlt und gebucht. Die Rechnung wandert direkt ins Archiv an die dafür vorgesehene Stelle, wo sie revisionssicher aufbewahrt wird. Die Beispiele für digitales Dokumentenmanagement ließen sich endlos fortsetzen.

Welche digitalen Dokumentenmanagement-Systeme gibt es?

Der Markt an digitalen Dokumentenmanagement-Systemen ist groß. Für welches System man sich letztlich entscheidet, ist von den individuellen Bedürfnissen abhängig. Grundsätzlich sollte das System an die Bedürfnisse des Betriebs angepasst werden. Vor der Anschaffung steht deshalb eine detaillierte Analyse, welche Aufgaben das System übernehmen, welche Funktionen und Anwendungen es bieten soll. Die verfügbaren DMS unterscheiden sich in Funktionen, Bedienbarkeit und Ergonomie. Auf einige grundsätzliche Anwendungen sollte aber nicht verzichtet werden.

Automatisierte Erfassung

Jedes DMS wird aus unterschiedlichen Quellen gespeist: Zu papiernen Dokumenten, die gescannt, ausgelesen, verwaltet und archiviert werden müssen, kommen digital eingehende Daten in ganz unterschiedlichen Formaten. Das ausgewählte System muss relevante Inhalte automatisch auslesen und zuordnen sowie sämtliche Daten zusammenführen können.

Digitales Dokumentenmanagement ist sicher und kompatibel

Einfach abgelegte digitale Dokumente sind nicht vor Manipulation geschützt. Es gibt DMS, die Schutz vor Datenmanipulation bieten. Da Daten sehr lange aufbewahrt werden müssen, sollte auch an die Kompatibilität bei einem Systemwechsel oder technischer Erneuerung gedacht werden.

Optimale Suchfunktion

Die Wichtigste Aufgabe eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems ist die Dokumentensuche. Außer nach Stichworten oder Kategorien sollte das System eine Volltextsuche ermöglichen. Idealerweise lassen sich sogar mehrere Suchkriterien kombinieren.

Digitale Akten bearbeiten durch digitales Dokumentenmanagement

Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für digitales Dokumentenmanagement ist die Freigabe der Akten zur elektronischen Bearbeitung. Die Freigabe-Verfahren, ob Einzelfreigabe, Vier-Augen-Verfahren oder Gruppenfreigabe sollten individuell definiert werden können.

Fazit Digitales Dokumentenmanagement

Laut einer Bitkom-Studie setzten im Jahr 2017 nur ein Drittel der befragten Unternehmen eine Standard-Software zur Archivierung von Dokumenten, für die Buchhaltung und andere Bereiche wie Statistik und Textverarbeitung ein. Noch herrscht das papierne Büro vor. Mit der täglichen Zunahme der Datenflut dürfte aber nicht zuletzt die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben der Archivierung schwierig bis unmöglich werden. Der Aufwand an Zeit und Kosten wird mithin weiter steigen. Die Umstellung auf digitales Dokumentenmanagement ist gewiss aufwendig, erspart aber mittel- bis langfristig viel Zeit, Geld und Manpower.