Dieser Ratgeber beschäftigt sich mit der Definition des Digital Onboarding sowie wichtigen Schritten, die die Arbeitgeber dabei beachten müssen und liefert außerdem eine praktische Checkliste zur Durchführung.
Digital Onboarding: Definitionen und Prioritäten
Das klassische Onboarding dient der effizienten Einarbeitung neuer Mitarbeiter, um schnell von diesem Zuwachs zu profitieren. Es besteht aus dem Preboarding, der Orientierung und der Integration. Im Preboarding wird ein neuer Mitarbeiter auf seine Stelle vorbereitet. Das Unternehmen sollten ihn dabei unterstützen, sich als Ansprechpartner zu präsentieren, die Unternehmensstruktur nahe bringen und offene Fragen zu beantworten. Die Orientierung beginnt am ersten Arbeitstag und reicht bis in den dritten Monat. In dieser Zeit lernt der neue Mitarbeiter seine Rolle und Aufgaben kennen, macht Bekanntschaft mit seinen Kollegen und erlernt den Umgang mit der Soft- und Hardware des Unternehmens. Zudem können Erwartungen und Ziele festgesteckt werden. Schließlich, während der Integration, wird der Mitarbeiter vollständig in das Unternehmen eingegliedert, was nicht nur die soziale Ebene, sondern auch höhere Arbeitsprozesse betrifft.
Digital Onboarding ermöglicht all diese Teilschritte, ohne Offline-Bestandteile zu verwenden. Das heißt: keine ausgedruckten Unterlagen, keine Vorlage aus Ordnern oder ähnliches. Die essenzielle Ebene, der soziale Kontakt zu den Mitarbeitern, fällt beim Digital Onboarding jedoch weg. Darum haben das wiederholte Optimieren und Umgestalten dieses Vorgangs oberste Priorität.
Warum ist Digital Onboarding heutzutage so wichtig?
Wer vom gesamten Team freundlich aufgenommen und mithilfe von Digital Onboarding schnell integriert wird, ist sich seines Wertes bewusst und arbeitet motivierter. Arbeitnehmer, bei denen das Onboarding fehlschlägt, verlassen das Unternehmen oft schon wieder nach wenigen Monaten. Das verbraucht vor allem in kleineren Firmen wichtige Ressourcen und bedeutet einen immensen Arbeitsaufwand.
Des Weiteren kann es ohne eine gelungene Einarbeitung dazu kommen, dass der neue Mitarbeiter unsicher ist, was seine genauen Aufgaben betrifft – es kommt zur sogenannten Anfangsfluktuation. Arbeitgeber dürfen die Bedeutung des Onboardings darum nicht vernachlässigen. Auch in Zeiten von Homeoffice und Digital Onboarding müssen neue Arbeitnehmer an die Hand genommen, betreut und integriert werden.
Was ist vorab von der Unternehmerseite zu beachten?
Zunächst sollten Arbeitgeber Digital Onboarding an die Unternehmensstrukturen anpassen. Wichtig ist genügend Zeit, denn bei der Remote-Einarbeitung fließen viele verschiedene Faktoren ein: Zeitliche Rahmen für Sprints, Meetings der Kollegen, Auswärtstermine und andere feste Homeoffice-Strukturen verzögern das Onboarding. Man plant also lieber ein paar Monate mehr ein.
Wichtig ist außerdem eine gute Kommunikationsgrundlage. Die interne Kommunikation sollte einheitlich und digital ablaufen. Dabei spielt auch die zwischenmenschliche Ebene eine Rolle, denn alles, was bei der digitalen Remote Work unter den Tisch fällt, muss in der digitalen Kommunikation ausgeglichen werden, selbst die scheinbar banalsten Interaktionen. Die Kollegen müssen darüber hinaus auch wissen, wem welche Aufgabe beim Digital Onboarding zukommt und wer den neuen Mitarbeiter in welchem Bereich integriert – digitale Mentoren sind hierbei sehr hilfreich.
Einer der wichtigsten Aspekte auf Unternehmerseite ist schließlich die Automatisierung des Onboardings. Einiges an Software und Programmen lohnt sich aus finanzieller Sicht erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße. Trotzdem können beispielsweise die Arbeitsverträge für Praktikanten oder Werkstudenten vorgefertigt sein oder die Ziele und Aufgaben eines neuen Mitarbeiters vorab mit dem Vorgesetzten abgestimmt werden. Wichtig ist dabei, dass die Unternehmerseite ständig ausprobiert, den Prozess weiterentwickelt und sich dafür auch Feedback von Onboardees holt.
Die Checkliste zur Durchführung des Digital Onboarding
Um Digital Onboarding effizient und erfolgreich durchzuführen, sollte man den Ablauf vorab planen. Dabei kann eine Checkliste immens helfen. Die folgende Liste bietet erste Anhaltspunkte für Digital Onboarding:
- kreative Lösungen finden (Teambuilding-Maßnahmen, Eliminieren von Unsicherheiten, Verwendung unterschiedlicher Medien)
- lieber Schritt für Schritt einarbeiten als zu überfordern
- Informationen zusammenfassen und filtern, um den Onboardee nicht mit einer Welle digitaler Unterlagen zu überfluten
- individuelle Gestaltung und nachträgliche Optimierung
- Unternehmensporträt vorstellen
- übersichtliche Abbildung interner Prozesse (Welche Prozesse gibt es? Welche Kernkompetenzen benötigen alle Mitarbeiter?)
- entsprechende digitale Weiterbildungen
- anonymisiertes Feedback ermöglichen
- wichtige Dokumente online und zentral zur Verfügung stellen (Krankmeldungen, Bescheinigungen, FAQs zu wichtigen Themen)
Wie das Digital Onboarding letzten Endes gestaltet wird, ist jedem Unternehmer selbst überlassen. Je kreativer die Durchführung, desto motivierter die Arbeitnehmer. Trotzdem ist die Bedeutung des Onboardings nicht zu verachten, da in Zeiten von Globalisierung, Remote Work und asynchronen Arbeitszeiten der Bedarf ständig wachsen wird. Wer sich bei der Umsetzung Mühe gibt, ermöglicht nicht nur den Mitarbeitern mehr Flexibilität, sondern spart zukünftig auch Zeit und Geld.