Jeder Unternehmer versucht für seine Mitarbeiter und die Firma immer die besten Entscheidungen zu treffen – sei es bezüglich neuen Investitionen, Arbeitsplätzen oder Strategien. Oft fehlt den Geschäftsführern dabei aber ein wichtiges Puzzleteil, dass den Erfolg ihrer unternehmerischen Entscheidungen stark beeinflusst – der Überblick über die Finanzen. Viele haben die Unternehmenszahlen gar nicht im Kopf, haben einfach keine Zeit dafür, sich damit auseinanderzusetzen oder auch nicht das nötige Know-how, um aus den Zahlen etwas ableiten zu können. Dabei würden sie sich wünschen, ihre Entscheidungen nicht immer aus dem Bauch heraus treffen zu müssen, sondern sich auf klare Analysen und Auswertungen verlassen zu können. Rebecca Troch, Expertin für Finanzen und ihr Team von „Counting the Apples“ unterstützen Unternehmen genau dabei.

Sie arbeiten eng mit dem Steuerberater und den Buchhaltern ihrer Kunden zusammen, sodass sie dem Geschäftsführer einerseits die ständigen lange Gespräche mit ihnen ersparen. Andererseits können sie ihm dadurch immer einen prägnanten Rundumblick auf die Finanzen geben, sodass er sich wieder auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann, anstatt sich mit den Zahlen herumzuschlagen. Bevor sich Rebecca Troch selbstständig machte, war die erfolgreiche Unternehmerin 25 Jahre im Finanzbereich für große Unternehmen tätig. Mit ihrer Erfahrung und dem Rundumblick auf die Finanzen, hilft sie immer wieder Firmen dabei, versteckte Kosten zu beseitigen und dadurch den Profit zu steigern. Wie ihnen das gelingt und worauf bei den Finanzen zu achten ist, erklärt Rebecca Troch im Interview.

Rebecca Troch von Counting the Apples im Interview!

Willkommen im OnlineMarketingMagazin, Rebecca Troch. Wieso brauchen gerade kleine und mittelständische Unternehmen deiner Meinung nach Unterstützung bei den Finanzen und wie kamst du auf die Idee, sie dabei zu unterstützen?

Vor meiner Selbstständigkeit hatte ich die Verantwortung für Umsätze von bis zu 430 Millionen Euro Umsatz. Irgendwann habe ich aber gemerkt, dass mich die Arbeit in den großen Konzernen nicht mehr erfüllt, denn ich konnte nicht wirklich etwas bewegen. Gleichzeitig habe ich auch erkannt, dass viele mittelständische Unternehmen Hilfe in diesem Bereich brauchen, da sie kaum Know-how dafür besitzen. Sie kennen ihr Produkt und ihre Kunden sehr gut, aber was die Unternehmenszahlen angeht, haben sie kaum Kenntnisse.

Viele wissen zum Beispiel nicht, was eine Deckungsbeitragsrechnung ist oder wie viel Geld sie tatsächlich verdienen. Sie wissen zwar, was auf dem Konto übrig ist, aber nichts über Cashflow und Liquiditätsrechnungen. Allerdings können sich Unternehmen dieser Größe keine kaufmännische Leitung leisten oder brauchen diese auch nicht Vollzeit. Und deswegen kam mir die Idee, kleinen und mittelständischen Unternehmen einen Überblick über ihre Finanzen zu verschaffen. Und ihnen bei diesem Thema als Ansprechpartner zur Seite zu stehen – damit bin ich vor drei Jahren gestartet.

Mit Counting the Apples endlich Ordnung in die Finanzen bringen

Worum genau geht es also bei „Counting the Apples“?

Mit der Zeit habe ich immer mehr Erfahrung gesammelt darüber, was meine Kunden wirklich brauchen, um ihr Ergebnis zu verbessern und auch langfristig finanziell erfolgreich zu sein. Immerhin ermöglicht das Geld einem kleinen Unternehmen, immer wieder neue Investitionen zu tätigen und letztendlich zu wachsen. Ich persönlich bin bei Counting the Apples für die etwas größeren Unternehmen oder Start-ups, die schnell wachsen wollen, zuständig. Der Rest meines Teams arbeitet eng zusammen mit unseren Kunden, also den Geschäftsführern und Inhabern von mittelständigen Unternehmen. Unser Ziel ist es, dass unsere Kunden ohne mehr Zeitaufwand und ohne sich auf die Zahlen fokussieren zu müssen, gute Entscheidungen auf Basis unserer Analysen und Business Cases für ihr Unternehmen treffen können.

Das unterscheidet die Experten von klassischen Steuerberatern und Buchhaltern

Heißt das, man könnte euch mit einem Steuerberater oder Buchhalter vergleichen?

Nein, aber wir arbeiten mit diesen Stellen zusammen. Und wir nehmen dem Geschäftsführer damit auch die ständigen Gespräche und Meetings mit Steuerberatern und Buchhaltern ab, indem wir alles verbinden. Wir bauen ein Gerüst, wir nennen das Dashboard, über das der Geschäftsführer auf einen Blick die aktuelle finanzielle Übersicht über sein Unternehmen einsehen kann. Das beinhaltet auch eine Analyse der nächsten drei Monate, sodass er weiß, wie es in Zukunft weitergeht. Vom Steuerberater bekommen wir die Rohdaten, die es uns ermöglichen, diese Dashboards zu bauen.

Ein Steuerberater hat zum Beispiel, im Gegensatz zu uns, kein Know-how darüber, wie das Unternehmen funktioniert. Er kann zwar die Zahlen zusammenfassen, aber sie nicht in Verbindung mit den Unternehmensvorgängen und wichtigen Entscheidungen setzen. Der Steuerberater kann also den Ist-Zustand darstellen,daraus aber keine Entscheidungen im Sinne des Unternehmens ableiten. Auch der Weg vom Buchhalter zum CFO, also die Position, die wir einnehmen, ist lang. Den meisten Buchhaltern fehlt das Know-how im strategischen Finanzbereich und das gesamtheitliche Denken. Darüber hinaus fehlt ihnen auch die Kompetenz, Tools aufzubauen, die später operativ einsetzbar sind. Unser Kerngeschäft liegt im Gegensatz genau da, im operativen Finanzgeschäft.

Wir sind immer dann involviert, wenn etwas Einfluss auf die Unternehmenszahlen hat. Als Beispiel: Wenn eine Investition ansteht, dann geben wir eine Empfehlung auf Basis von Analysen an den Geschäftsführer dazu, wann und wie er diese Investition am besten umsetzen sollte. Dabei arbeiten wir in Teilzeit und komplett digital mit den Unternehmen. Wir arbeiten nicht in Vollzeit, da unsere Zielgruppe mit einem Jahresumsatz von zwischen 500.000 bis zehn Millionen Euro in der Regel keinen Bedarf für eine Vollzeit-CFO-Kraft hat.

Diese Fehler sollten Unternehmer bei ihren Finanzen vermeiden

Nun hast du bereits angesprochen, dass viele Unternehmen im Vorfeld wenig Wert darauf legen, sich einen Überblick über ihre Finanzen zu verschaffen. Wie läuft es dann in den Unternehmen vorher?

Das ist super unterschiedlich – bei manchen passiert vorher kaum etwas im Bereich Finanzen. Sie bekommen die monatliche Auswertung vom Steuerberater und stellen dann nur fest, ob es ein guter oder schlechter Monat war. Andere haben bereits angefangen, ein Gerüst aufzubauen, merken dann aber schnell, dass es sehr zeitaufwändig ist und sie eben keine Experten für Finanzen sind.

Wir verbessern die Situation in den Unternehmen grundlegend und bieten dem Geschäftsführer einen Rundumblick. Wir geben eine Budgetplanung durch und integrieren diese in einen Zyklus, sodass der Inhaber weiß, wie die finanziellen Ziele für die nächsten zwölf Monate aussehen werden. Außerdem geben wir auch eine Liquiditätsvorschau. So weiß er, wie seine Liquidität für die nächsten drei Monate aussieht und wie viel Geld ihm zur Verfügung steht.

Und wir geben den richtigen Mitarbeitern Tools an die Hand, die sehr wichtig sind, wenn man als Unternehmen wachsen, profitabler sein und Investitionen tätigen möchte.

Auf Basis von Analysen und Fakten die richtigen unternehmerischen Entscheidungen treffen

Gibt es auch Vorurteile gegenüber eurer Dienstleistung, wenn sie sich im Vorfeld nicht viel mit den Finanzen beschäftigt haben?

Ja, allerdings. Viele denken, dass sie auch ohne Zahlen ihr Business gut steuern. Aber ab dem Moment, ab dem wir ins Spiel kommen, hat ein Geschäftsführer immer Klarheit über seine finanzielle Situation. Einige Inhaber treffen wichtige Entscheidungen für ihr Unternehmen aus dem Bauch heraus, was auch oft gut geht. Aber mit Hilfe eines Überblicks über die finanzielle Unternehmenssituation und weiteren Analysen, lassen sich diese Entscheidungen noch deutlich verbessern.

Oft gehen Geschäftsführer auch nach dem „try and error-Prinzip“ vor. Und ganz oft passiert es dann, dass sie sich immer wieder eingestehen müssen: „Das hat nicht so geklappt, wie ich es wollte. Das war keine gute Entscheidung.“ Aber mit unserem Gerüst im Hintergrund und dem finanziellen Überblick erhöhen wir die Chancen deutlich, dass eine getroffene Entscheidung stets zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Der Inhaber hat also den immensen Vorteil, dass er sich wieder auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann, anstatt sich ewig mit den Zahlen herumzuschlagen. Er muss sich nur ein paar Stunden mit uns in Verbindung setzen. In dieser Zeit erklären wir ihm kurz und verständlich alles, was er zu den Finanzen aktuell wissen muss. Wir analysieren alles im Vorfeld für ihn und gehen es dann nur noch durch.

Rebecca Troch beseitigt versteckte Kosten und erhöht den Profit

Welche Symptome zeigen sich bei Unternehmen, die nicht richtig auf ihre Finanzen achten?

Sehr oft haben wir die Situation, dass der Geschäftsführer denkt, sein Geschäft laufe toll. Aber am Ende des Monats bleibt eigentlich kein Geld übrig. Es gibt auch bestimmte Branchen, die teure Autos benötigen oder teures Material. Und wenn diese Sachen ersetzt werden müssen, dann ist nicht genug Geld da. Wir hatten erst vor kurzem einen Kunden, der sowohl Freelancer als auch eigene Mitarbeiter hat. Und er hat nicht gemerkt, dass er mehr Geld für die Freelancer ausgibt, als für die eigenen Mitarbeiter. Dabei wusste er nicht einmal genau, was seine Freelancer so machen. Das sind alles versteckte Kosten, die wir beseitigen und damit den Profit des Unternehmens deutlich verbessern.

Counting the Apples konnte bereits zahlreiche Geschäftsführern erfolgreich beraten

Gibt es weitere Kundenergebnisse, die dir besonders in Erinnerung geblieben sind?

Besonders im ersten Lockdown kamen viele Unternehmer auf uns zu. Denn plötzlich sind die Firmen aufgewacht – leider erst, als es richtig eng für sie wurde. Oft wird gesagt, ein Unternehmen sollte mindestens drei Monate mit seinem Geld überleben können. Da der Lockdown aber deutlich länger gedauert hat, haben wir zusammen mit den Unternehmen diese Reichweite erhöht. Das heißt die Kunden, die im März 2020 gemerkt haben, dass das Geld knapp wird, konnten viel länger mit ihrem Geld auskommen.

Ein anderer Kunde hatte das Problem, dass in seinem Unternehmen am Ende des Monats kein Geld übrig geblieben ist vom Umsatz. Wir haben seine Situation dann für ihn analysiert und schnell festgestellt, dass er Produkte mit Verlust verkauft hat. Der Grund dafür: Er hatte seine Deckungsbeitragsrechnung nicht richtig gemacht. Daraufhin haben wir seine Preisstrategie neu ausgerichtet und dadurch seinen Profit bereits nach acht Wochen um 22 Prozent erhöht. Wir hatten auch Kunden, bei denen die Teamstrukturen nicht klar waren. Durch die Optimierung der Einsatzpläne konnten wir den Profit um 20 Prozent erhöhen. Wichtig ist uns immer, dass wir das Unternehmen ganzheitlich betrachten, um so alle Optimierungsmöglichkeiten zu nutzen.

Diese Experten gehören zum Team von Counting the Apples

Wer arbeitet alles hinter den Kulissen von „Counting the Apples“?

Zum Team gehören zwei CFOs, die jeweils mehrere Unternehmen betreuen. Einer von ihnen ist vor allem auf dem deutschen Markt tätig und kennt sich gut aus mit dem Aufbau von Tools und Strukturen. Der zweite CFO ist sehr stark im Gebiet Mergers and Acquisition und vor allem auf dem internationalen Markt tätig. Darüber hinaus ist noch mein Assistent mit im Team, der mir bei allen Alltagsaufgaben unter die Arme greift. Außerdem gibt es einen weiteren Mitarbeiter, der für die Pflege der Social Media Accounts zuständig ist. Darüber hinaus sind wir gerade dabei, einen Junior-CFO einzustellen, der ebenfalls unsere Kunden auf dem deutschen Markt betreuen wird.

Wir arbeiten seit mehreren Jahren mit den meisten unserer Kunden und legen viel Wert auf eine langfristige Zusammenarbeit. Immerhin haben die Unternehmenszahlen auch sehr viel mit Vertrauen zu tun. Denn wenn man sich die Zahlen anschaut, sieht man letztendlich alles über das Unternehmen. Ob die Firma gut läuft oder nicht, ob sie ein gutes Management hat oder nicht, ob eine gute Strategie vorhanden ist und viel mehr. Wir machen auch immer mal wieder kleinere Projekte, die sehr spannend sind. Aber grundsätzlich arbeiten wir am liebsten langfristig mit den Unternehmen. Je mehr wir sie und die Zahlen kennenlernen, umso besser können wir helfen.

Rebecca Troch setzt klare Prioritäten bei der Zusammenarbeit mit ihren Kunden

Wie bleibt ihr im Unternehmen immer auf dem neuesten Stand, wo es doch immer wieder neue Regelungen zu Corona-Hilfen und ähnliches gibt?

Mein Assistent kümmert sich vor allem darum, dass alle Mitarbeiter immer mit den neuesten Regelungen und Informationen versorgt sind. Allerdings ist es für uns wichtig, auch bei dem aktuellen Trubel um die Corona-Hilfen, immer auf den operativen Bereich fokussiert zu bleiben. Denn dort liegt der größte Mehrwert für den Kunden und das ist nun mal unsere Priorität – der Kunde und was für ihn am besten ist.