Die Lösung: Ein verlässliches Warenwirtschaftssystem (WWS oder WaWi). Die Software übernimmt nicht nur die Erfassung der Aufträge, sondern verbindet sie mit dem Warenbestand im Lager, dem Verkauf und allen internen Bewegungen der Produkte. Inzwischen nutzen auch kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) immer häufiger die computergestützte Organisation des Warenbestands.

Was leistet ein Warenwirtschaftssystem?

Die Warenwirtschaft unterstützt aber auch andere Bereiche des Unternehmens, etwa die Disposition und sogar das Personalmanagement. Denn ein Warenwirtschaftssystem vereinfacht bestimmte Aufgaben durch Automatisierung. Oft integrieren die Anbieter auch Schnittstellen (API, Application Programming Interfaces) zu den externen Anwendungen, etwa zur Buchhaltung, Rechnungssoftware oder Kassensystemen und sogar zu Onlinemarktplätzen wie Amazon und Ebay.

Die Unternehmensabläufe sind in den einzelnen Branchen unterschiedlich, und auch jedes Unternehmen hat seine Besonderheiten. Deshalb entstehen verschiedene Anforderungen an die jeweils benötigten Funktionen des Systems.

Die Funktionen des Warenwirtschaftssystems

Grundsätzlich umfasst ein Warenwirtschaftssystem die Steuerung der Bewegung der Waren und die Erfassung und Verfügbarkeit der auftrags- und der kundenbezogenen Daten. Damit trägt ein Warenwirtschaftssystem entscheidend bei zur Rechnungslegung, Inventur und Statistik.

Ein Warenwirtschaftssystem bringt vereinfachte und strukturierte Abläufe

Die einzelnen Komponenten des Shops erfahren eine umfassende Unterstützung durch das Warenwirtschaftssystem. Der Wareneingang besorgt selbständig die Bearbeitung der Aufträge von der Erfassung bis zur Auslieferung einschließlich der Rechnungsprüfung.

Viele Warenwirtschaftssysteme integrieren das Auszeichnen der Waren und wickeln sogar die Inventur selbständig ab. So strukturiert der Händler auf einfache Weise sein Warenlager, und er erhält zusätzlich Unterstützung bei der Optimierung seiner Lagerkapazitäten.

Warenwirtschaftssystem: Zugriff auf externe Systeme im eigenen Betrieb oder im Internet

Für die Automatisierungen sind je nach Aufgabenbereich bestimmte Module zuständig. Sie erhalten ihre Informationen aus Datenbanken oder über externe Schnittstellen. Auf diese Weise kommuniziert etwa der Wareneingang mit dem Bestellwesen. Oder die App des Barcode-Scanners informiert die angeschlossene Kassen-Software über Datenformate wie CSV oder XML. Zusätzlich kontrollieren die Module den Vertrieb auf einem externen Marktplatz.

Auch sogenannte ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) spielen in Warenwirtschaftssystemen eine bedeutende Rolle, denn sie erweitern den Funktionsumfang der Software erheblich. Über ERP hat der Shop-Betreiber Zugriff auf externe Firmenbereiche, etwa auf die Personalwirtschaft, das Controlling oder das Dokumenten-Management. Die meisten ERP-Systeme enthalten typische Komponenten für die Warenwirtschaft und eignen sich deshalb auch für den Onlinehandel.

Kriterien bei der Wahl des passenden Systems

Welche Software-Lösung zum jeweiligen Onlineshop passt, ist von verschiedenen Merkmalen abhängig. Zu berücksichtigen ist die Kompatibilität zu bereits verwendeten Programmen des Shops, die Anzahl der Anwender im Betrieb und nicht zuletzt die Branche, in der ein Händler aktiv ist.

Der interessierte Shop-Betreiber hat meist bereits einen gewissen Überblick über den gewünschten Funktionsumfang. Am Markt haben sich inzwischen einige Anbieter etabliert, deren Angebote sich jedoch nicht unwesentlich unterscheiden. Die ausgewählte Software muss den Vorstellungen des zukünftigen Nutzers entsprechen und die entsprechenden Module enthalten. Im produzierenden Gewerbe sind andere Anbindungen erforderlich als zum Beispiel im Außendienst. Letzterer erwartet unbedingt eine mobile Lösung mit Zugriff auf alle Elemente des Warenbestands.

Die Module der Basis-Ausstattung für ein Warenwirtschaftssystem

Grundsätzlich sollte das Warenwirtschaftssystem über die wesentlichen Module verfügen, die alle Basisfunktionen abdecken und die Flexibilität der Anwendungen garantieren. Zu ihnen gehören:

Das Stammdatenverwaltungsmodul

Die „Zentrale“ des WWS speichert die Daten sämtlicher verfügbaren Artikel, ihrer Lagerorte, der Lieferanten und Mitarbeiter. Die Eingabe in das Warenwirtschaftssystem erfolgt per Hand, durch Einscannen oder über CSV. Somit stehen alle Geschäftsaktivitäten zur Verfügung: Der Einkauf, die Rückgabe an einen Lieferanten, Umbuchungen an einen anderen Lagerort, der Verkauf, Retouren und andere.

Das Wareneingangsmodul

Mit diesem Modul überträgt der Händler Daten aus elektronischen Lieferscheinen unmittelbar in sein System.

Das Modul für die Lagerhaltung

Mehrere Lager verwaltet der Nutzer über diese Software-Komponente, etwa in Niederlassungen oder Filialen. Auch die Umbuchung der Waren in ein anderes Lager erfolgt hier.

Das Verkaufsmodul

Dieser Teil des WWS enthält eine Verbindung zum Kassenbereich und zum Shop-System. Auf einem Online-Marktplatz tauscht die Komponente in Echtzeit die Daten mit der Handelsplattform.

Retouren und Inventur

Ersteres organisiert die Retouren. Für die Inventur ist das gleichnamige Modul zuständig, das am Ende des Geschäftsjahres die Bestände erfasst und mit dem rechnerischen Bestand vergleicht.

Das Controllingmodul

Mehrere Controlling-Elemente liefern alle notwendigen Daten für die nächste Geschäftsentscheidung. Hier erstellt der Shop-Betreiber Statistiken für einzelne Artikel, Sortiments-Bereiche, Mitarbeiter oder Filialen. Auch die Schnittstellen zu CRM und Buchhaltung sind in diesem Bereich angesiedelt. Im Controllingmodul wird die Buchhaltung automatisiert und die Kundenbeziehung verwaltet.