Die durch die Coronapandemie ausgelöste Wirtschaftskrise hat deutlich gemacht, dass die digitale Transformation für den Mittelstand unerlässlich ist. Viele kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht über digitale Prozesse verfügen, sehen sich aufgrund schwerwiegender Verluste in ihrer Existenz bedroht. „Um einen nachhaltigen Wiederaufbau der Wirtschaft zu ermöglichen, wird der Mittelstand nicht länger darum herumkommen, in die Digitalisierung zu investieren. Schließlich wird diese immer mehr zum Wettbewerbsvorteil“, betonen Marcus Gerling und Daniel Mititelu von der Gerling Consulting GmbH. „Ein großer Teil des Mittelstands hat diese Notwendigkeit leider noch nicht erkannt – und bleibt folglich hinter der Konkurrenz zurück. Trotz des großen Drucks scheuen viele mittelständische Unternehmen die Investition in neue Prozesse und innovative Technologien – und das, obwohl die Bundesregierung in den letzten Jahren erhebliche Anstrengungen unternommen hat, um den Mittelstand bei der Digitalisierung zu unterstützen.“ Warum Unternehmen jetzt in die Digitalisierung investieren sollten und von welchen Vorteilen sie dadurch explizit profitieren, haben Marcus Gerling und Daniel Mititelu im Folgenden zusammengefasst.
1. Kosteneinsparungen
Digitale Prozesse begünstigen nicht nur Kosteneinsparungen und Umsatzzuwächse, sie können zudem dabei helfen, neue Absatzmöglichkeiten zu erschließen. Der entscheidende Motor für den Wiederaufbau des Mittelstands ist daher die Digitalisierung. Manuelle Arbeiten lassen sich effizient automatisieren und Fehler damit drastisch reduzieren. Unternehmen sollten sich daher von dem Gedanken verabschieden, der Schritt hin zu Digitalisierung sei zu teuer und sollten akzeptieren, dass der Verzicht dieser Prozesse ihnen langfristig deutlich teurer zu stehen kommen wird. Zukunftsfähig bleibt daher nur, wer sich an die Gegebenheiten des Marktes anpasst.
2. Erhöhte Effizienz
Auch die Effizienzsteigerung ist ein wesentlicher Vorteil digitaler Prozesse. Schließlich können durch die Implementierung digitaler Tools die Zusammenarbeit allgemein verbessert und die Prozessgeschwindigkeit erhöht werden. Beispielsweise kann ein Enterprise-Content-Management-System dabei helfen, wichtige Dokumente ordnungsgemäß abzulegen und digital zu verwalten.
3. Anpassungsfähigkeit
Einer der entscheidenden Gründe, als mittelständisches Unternehmen in die Digitalisierung zu investieren, besteht darin, schneller und besser auf Marktveränderungen reagieren zu können. Gerade in Zeiten stetigen Wandels sichert die Fähigkeit, seine Geschäftsmodelle effizient anzupassen, entscheidende Wettbewerbsvorteile. Ein Fakt, den Unternehmen keinesfalls außer Acht lassen dürfen.
4. Kompensierung fehlenden Know-hows durch den richtigen Digitalisierungspartner
Viele mittelständische Unternehmen fürchten zudem, aufgrund fehlenden Know-hows, den Veränderungen der Digitalisierung nicht gewachsen zu sein und sind zunehmend verunsichert. Doch hier kann Abhilfe geschaffen werden, indem sich Unternehmen einen erfahrenen Digitalisierungspartner zur Seite stellen. Dieser bringt das entsprechende Know-how mit, um notwendige Maßnahmen zu ergreifen und spart dem Unternehmen damit Zeit und Geld.
5. Bessere Datenanalyse
Zudem ist die Verwendung digitaler Technologien unerlässlich, um Daten effizient sammeln und analysieren zu können. So wird die Basis geschaffen, um bessere Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus tragen digitale Strukturen zur Entlastung der Buchhaltung bei und ermöglichen ein systematisches Verwalten von wichtigen Fristen.
6. Gesetzliche Vorschriften
Auch hinsichtlich gesetzlicher Vorschriften ergeben sich enorme Vorteile durch das Implementieren digitaler Tools – beispielsweise wenn es darum geht, die gesetzlichen Aufbewahrungsvorgaben einzuhalten. Schließlich müssen bestimmte Dokumente entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in einem Archiv nach Typen klassifiziert und mit Löschfristen versehen sein. Um die richtige Aufbewahrung der Dokumente sicherzustellen, gilt es, rechtzeitig geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Hilfreich ist ein Dokumentenmanagementsystem, um die Erstellung, Verwaltung, Speicherung und Verteilung elektronischer Dokumente zu organisieren und automatisieren. Zusätzlich hilft es dabei, die Compliance mit gesetzlichen und branchenspezifischen Anforderungen zu erfüllen.
7. Fachkräftemangel
Dass die Digitalisierung die Arbeitswelt verändert hat, steht fest. Sie schafft jedoch auch enorme Chancen, die sich gerade in Zeiten des Fachkräftemangels als dienlich erweisen. So haben es digitalisierte Unternehmen deutlich leichter, als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Schließlich ist heutigen Kandidaten ein modernes Arbeitsumfeld besonders wichtig. Wer diese Chance nicht ergreift, wird nicht nur keine Mitarbeiter gewinnen, sondern auch bestehende verlieren und begünstigt ebenso Projektverzögerungen und Produktionsstopps und damit langfristig einen Mangel an Innovation sowie den Verlust der Produktivität. Es gilt also, auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen und seine Chancen effizient zu nutzen.
